InnovaLang sta attraversando una fase di cambiamento sotto tutti i punti di vista, come avrete letto dagli altri articoli del blog. Non solo ci siamo temporaneamente trasferiti negli uffici Regus di corso Ferrucci, ma abbiamo anche deciso di rivoluzionare il nostro work-flow, introducendo alcune importanti novità: updating InnovaLang!

In particolare, abbiamo scelto un nuovo CAT tool, Memsource. Si tratta di un sistema completamente online in grado di svolgere anche alcune funzioni di gestione, che sono andate a integrarsi con XTRF, il sistema di gestione adottato da InnovaLang ormai tre anni fa. Inoltre, la preparazione dei file è stata potenziata grazie all’ultima versione di ABBYY FineReader, uno dei migliori software OCR sul mercato.

Per raccontarvi questo cambiamento faremo una chiacchierata con tre professionisti che svolgono un ruolo fondamentale all’interno dell’agenzia. Alex è la team leader dei Project Manager e lavora presso InnovaLang dal 2016, mentre Jesica è PM nonché responsabile della contabilità dal 2017. Infine Jacopo, team leader dei Traduttori interni, che dopo un periodo da freelance ha colto l’opportunità di entrare a far parte dello staff di InnovaLang nel 2018.

Cosa vi ha spinti a cambiare il flusso di lavoro?

Jacopo: Negli ultimi tempi la mole di lavoro è diventata via via più consistente, quindi sentivamo il bisogno di adottare un CAT più innovativo e flessibile. Memsource ci consente di perseguire agevolmente i nostri obiettivi di crescita e diversificazione dell’offerta dei servizi di traduzione, garantendo sempre rapidità e qualità delle traduzioni.

Come mai avete scelto Memsource?

Jacopo: Ha il vantaggio di una perfetta integrazione con XTRF, e quindi di snellire il workflow di gestione e traduzione dei progetti. La condivisione di memorie e glossari è più immediata, per cui le conoscenze possono girare più velocemente facilitando il lavoro dei traduttori. Inoltre, è un tool agile e intuitivo, che non occupa spazio in locale perché interamente su cloud, e che permette di eseguire controlli di qualità più accurati e funzionali.

Cosa ha comportato questo cambiamento, a livello organizzativo?

Jesica: Il processo di integrazione dei software ha sicuramente reso più efficace ed efficiente l’intera organizzazione interna, dalla gestione dei progetti alla contabilità. Per prima cosa ha eliminato i molti limiti dovuti a una mancata comunicazione tra i sistemi, permettendo di fornire un quadro completo del processo lavorativo, dall’arrivo dell’ordine del cliente alla relativa fatturazione, offrendo inoltre report dettagliati circa l’andamento aziendale. Ha anche consentito di ridurre i processi manuali e la perdita di tempo dovuta al passaggio tra sistemi scollegati tra loro. Dopodiché bisogna considerare che il work-flow precedente non avrebbe potuto tenere il passo con l’attuale crescita di InnovaLang.

Invece cos’è cambiato nell’area di cui sei responsabile, la contabilità?

Jesica: La preparazione dei file su Memsource e l’invio dell’analisi in termini di parole source ai traduttori (al posto delle cartelle target stimate, che era il conteggio usato da InnovaLang fino a poco tempo fa) renderà sicuramente più rapido e preciso l’inserimento degli importi in fattura da parte dei traduttori; di conseguenza ci sarà una riduzione importante del controllo delle fatture di acquisto.

Come vi siete preparati al cambiamento?

Jesica: Abbiamo partecipato ad alcune ore di formazione fornita da Gabriele Brignoli (BRG Sas), in merito alla preparazione dei file su Abbyy. Allo stesso modo abbiamo frequentato un corso su Memsource tenuto da Diego Cresceri (Creative Words), che ci ha dato indicazioni circa l’utilizzo del software da parte dei PM ma anche dei Traduttori. Entrambe le formazioni sono state molto utili e hanno facilitato la fase iniziale.

Cosa vi aspettavate… E com’è andata davvero, in questa attività di updating InnovaLang?

Alex: Ci aspettavamo che l’integrazione tra CAT e gestionale fosse rapida e intuitiva. Non nascondo che abbiamo dovuto far fronte ad alcuni problemi di natura tecnica, direi inevitabili. Inoltre il cambiamento rispetto al modo di lavorare è stato abbastanza netto, ma ciò ci ha permesso di collaborare ancora più strettamente come team, mettendo a disposizione gli uni degli altri le conoscenze tecniche e le intuizioni. Fortunatamente abbiamo anche ricevuto assistenza immediata dagli Help Desk di Memsource e XTRF ogniqualvolta ne abbiamo avuto necessità. Al momento, possiamo dire che l’integrazione è perfettamente riuscita e che d’ora in avanti tutti i processi saranno parte di un meccanismo ben oliato che aumenterà la qualità del lavoro di tutti.

Tutto ciò ha inciso sulla capacità di adattamento all’emergenza in atto?

Alex: Tutti questi cambiamenti si sono rivelati quasi provvidenziali: infatti, a causa delle misure di sicurezza dovute alla pandemia del coronavirus Covid-19, InnovaLang ha continuato a essere attiva interamente da remoto. Grazie all’integrazione di XTRF e Memsource, direttamente su cloud, l’intero staff ha avuto la possibilità di operare in lavoro agile, senza che ci fosse il minimo impatto sulla produttività.

Mettici alla prova, chiedici un preventivo! :-)