“Il Project Management non è una passeggiata. Tra scadenze schiaccianti e budget ridotti, non si può negare che il Project Management sia davvero brutale.” (Cit. Daniel Threlfall)
Sono stato per molti anni un Project Manager, prima di diventare CEO di un’agenzia di traduzioni: qui troverai qualcosa della mia esperienza, una sorta di prospettiva compressa su una selezione di argomenti caldi legati al Project Management, giusto per offrire qualche spunto provocatorio e serio-ma-non-troppo per auto-analisi, eventuali discussioni a seguire in merito e magari qualche spunto di riflessione sul tema.
Lavorare sotto pressione
Se non sei sotto pressione, qualcosa non va. Molto probabilmente significa che l’azienda per cui lavori è sovradimensionata, e questo può essere sostenibile e/o accettabile solo a breve termine. Non farti prendere dal panico, ma per la tua tranquillità contribuisci a trovare clienti (per l’azienda per cui lavori, eh!) o posti di lavoro (per te stesso) che possano garantire un lavoro sano e continuo sotto la giusta pressione.
Come gestisci il sovraccarico?
Sorridendo. Questo è il primo passo, innescato dalla lieta condizione di cui sopra. E poi, rapidamente e sempre sorridendo: organizzare, stabilire priorità e delegare, tenendo bene a mente che l’opzione “rifiutare un lavoro” semplicemente non esiste. Anche il Lean Management può aiutare: elimina tutto il superfluo dal processo e il tuo carico sarà più leggero.
Organizzare e stabilire priorità: come decidere le cose da fare per prime…
Molto semplice. Scrivi una classifica dell’importanza dei clienti per la tua azienda, poi una classifica di ciò che rende felici i tuoi migliori clienti. Fatto.
Multitasking e come giocolare più palline contemporaneamente
Sono un uomo, il multitasking non fa per me… Quindi delego a donne. Sto discriminando? Sì, credo fermamente che le donne siano migliori nel Project Management. Esperienze e battute di genere a parte, per giocolare più palline efficacemente devi essere rapido, agile, ben addestrato e concentrato. Proprio come nel coordinamento richiesto per giocolare, è utile avere buone competenze di gestione del team.
Come delegare con fiducia
Innanzitutto, i delegati saranno preferibilmente donne, se sono richieste abilità di multitasking (vedi il punto sopra e sorridi). Fiducia ed esperienza sono anche indicatori di buon senso: purtroppo arrivano con il tempo. Una buona abitudine per ridurre questo fattore tempo è prendersi cura delle persone intorno a te: ciò ti aiuterà a conoscerle più rapidamente e forse anche a costruire un ecosistema migliore.
Gestione delle aspettative
“L’illuso batte il muso”, dice il saggio. Le aspettative però vanno distinte tra le tue e quelle dei tuoi superiori. Se stiamo parlando delle tue, tieni presente che sognare va bene, ma andrà molto meglio se sogni un obiettivo raggiungibile. “Il cielo è il limite” è un detto molto carino e visionario, ma difficile da credere fermamente in una condizione psichicamente sana. D’altra parte, se parliamo delle aspettative di qualcun altro… Beh, è un grande riconoscimento sentirsi dire “Ottimo lavoro, hai superato le mie aspettative!” (o simili), ma di solito si tratta di un equilibrio tra sottovalutazione e sopravvalutazione rispetto a risorse e obiettivi. Alla fine, direi che “equilibrio” in questo caso è la parola chiave.
Come gestire feedback e conflitti
Usa una combinazione ponderata di cervello e cuore. Semplificando e assumendo che i feedback riguardino dati misurabili, questi vanno gestiti con razionalità (+cervello), mentre i conflitti, riguardando persone, devono essere gestiti con cura (+cuore). Ricorda poi: un problema nasconde sempre un’opportunità. Non perdere tempo a lamentarti, guarda positivamente a soluzioni intelligenti e opzioni fuori da schemi precostituiti.
La comunicazione e l’arte di essere assertivi
A mio modesto parere, l’assertività (la qualità unilaterale di essere sicuri di sé e fiduciosi) di per sé non significa nulla, quando si tratta di comunicazione, per definizione un processo a due vie. Una condizione necessaria per l’efficacia dell’assertività è comunque l’autorevolezza, la qualità di affidabilità e credibilità, che è qualcosa che va acquisito e sviluppato. Un autoritarismo più o meno sottile, che consiste nell’imporre regole e ordini con la forza, non funzionerà, e non riesco a considerarla un’arte – per non parlare delle tecniche di manipolazione e delle strategie pseudoscientifiche di programmazione neurolinguistica. Le persone ti seguiranno se si fidano di te, cioè se dimostri conoscenza, professionalità e coerenza nel tuo comportamento quotidiano. Sempre IMHO, ovviamente.
Come gestire richieste urgenti: Corri veloce, prima che qualcuno si arrabbi… :-)
Le dimensioni contano? Come gestire progetti enormi
Ovviamente le dimensioni contano! Il piacere correlato dipende da una serie di fattori. Il rapporto d’affari può essere molto soddisfacente o molto doloroso, a seconda dell’entusiasmo e delle dimensioni. Come gestire progetti enormi? Preparandoti in anticipo, quindi essendo adeguatamente preparato per affrontarli!
Eccellenza operativa
Si tratta di mirare a un miglioramento sostenibile delle metriche di prestazione chiave (aka KPI): attività di processo e controllo tutte coerentemente orientate a raggiungere gli obiettivi attesi. Troppo complesso per essere spiegato in meno di un libro molto spesso e pesante. Proviamo a estrapolare qui di seguito alcuni degli argomenti correlati.
Come migliorare i flussi di lavoro
Molto è stato scritto sull’argomento. Menziono qui una tecnica di base che ho appreso durante l’EMBA chiamato “Problem Solving and Decision Making”, utile per mappare i flussi di lavoro. È il principio MECE – Mutuamente Esclusivo, Coerentemente Esauriente (Mutually Exclusive, Consistently Exhaustive) – che consiste nello scomporre i problemi in compartimenti logici e coerenti di analisi, permettendo così una visione chiara e definita di ciò che può essere migliorato, evitando ridondanze dove non sono necessarie. Tutte le fasi e i pezzi di un dato processo dovranno essere funzionali e unici come le tessere di un puzzle, allo stesso tempo onnicomprensivi del compito che devono svolgere. Un buon allenamento per tendere a ottimizzazione e razionalizzazione.
Calcolo della capacità e gestione delle risorse
Argomento scottante legato al Project Management. Un buon project manager deve stimare con efficienza il carico di lavoro, la capacità strutturale e la disponibilità di risorse, puntando a colmare le lacune con la maggiore precisione possibile. La puntualità è pure un vantaggio in questo compito: prima ti muovi, meglio farai il lavoro.
La differenza tra clienti diretti e indiretti
Supponendo che un “cliente indiretto” sia un cliente del tuo cliente… I clienti diretti sono quelli di cui ti occupi. I clienti indiretti sono quelli di cui non devi occuparti. Semplice. Forse mi sfugge qualcosa, ma nella mia esperienza questa differenza è sempre stata un potenziale campo minato. La tua scadenza, i termini di pagamento, i requisiti di lavoro, la responsabilità, la lealtà… Tutto questo riguarda gli accordi e le relazioni tra te e il tuo cliente diretto: il cliente indiretto è un alieno che non devi voler incontrare!
Decisamente Lost in (Project Management ) Translation
Ed ecco il mio messaggio finale. Nel caso in cui dovessi trovare un’etichetta “Open to work” sul mio profilo LinkedIn, e gestisci un’agenzia di traduzioni, ti consiglio vivamente di non assumermi come Project Manager. So troppe cose…
Il profilo LinkedIn (serio) dell’autore, qui!
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